یک پایگاه دانش چیست؟

برای درک آنچه که ما از یک پایگاه دانش معنی می‌کنیم، باید اول توجه کنیم که دو نوع دانش وجود دارد: دانش ضمنی و دانش صریح(1). دانش ضمنی، ارزشمندترین دانش، یک دانش شخصی «داخلی» است. چرا که در داخل سر ما وجود دارد و دائماً در حال تازه و به روز شدن از طریق یادگیری است. دانش صریح دانشی است که نیاز به خارجی شدن در بعضی از فرم‌های مناسب دارد.

در زمینه مدیریت دانش سازمانی (مدیریت دانش)، ما باید برای دانش مهم و یا بحرانی که دسترسی، به اشتراک گذاشتن، به کار بردن و توسعه یافتن آن توسط دیگران یک نیاز محسوب می‌شود، واقعیت خارجی قائل شویم. اما مدیریت دانش قطعاً در مورد خارجی ساختن و تدوین دانش به اندازه ممکن نمی باشد. زیرا به سادگی غیرممکن و غیرمؤثر است. ما باید تدوین دانش را که به منظور توسعه و کاربرد در سازمان «بحرانی» در نظر گرفته شده است و در عملکرد سازمان «یک تفاوت بزرگ» ایجاد کرده است در نظر بگیریم. این جایی است که ما به طور مؤثر می‌توانیم یک «پایگاه دانش» صریح ایجاد کنیم.

بدون تردید این ایده خوبی است که ابتدا حوزه‌های کلیدی دانش در این سازمان شناسایی شود که اگر بهتر اداره شده باشد، واقعاً یک تفاوت چشمگیر در عملکرد به وجود می‌آورد. به عنوان یک راهکار، بهتر آن است که برای حوزه کلیدی دانش شناسایی شده، مدیریت دانش به منظور توسعه یک پایگاه دانش (برای حفظ دانش صریح انتقادی) و نیز جامعه فعالان/ علاقمندان مورداستفاده قرار گیرد. (به منظور انتقال دانش ضمنی).

 

تفاوت بین یک پایگاه دانش و پایگاه داده چیست؟

یک پایگاه داده حاوی اطلاعاتی است که در بایگانی‌ها ساختار یافته، به طوری که بتوان آن را مرتب کرد، قابل طبقه‌بندی و دسترسی است. به طور معمول، یک پایگاه داده به روز شده است و توسط مدیر(های) پایگاه داده و یا مدیر(های) اداری به طور مرکزی نگهداری می‌شود. یک پایگاه داده به طور معمول به طور مرکزی کنترل می‌شود و اطلاعات «یک طرفه»‌هستند که از صاحب به کاربر می باشد.

ابتدا پایگاه داده‌ها حاوی سوابقی از متن و اعداد با ساختار ساده بودند. پس از آن توانایی مرتبط شدن به سوابق مربوطه را به عنوان «پایگاه‌های داده رابطه ای» پیدا کردند.

در دوره 1980-90 با توسعه مدیریت اطلاعات به عنوان یک علم، این امکان به وجود آمد که پایگاه داده ها با تصاویر و گرافیک‌ها، فیلم ها، جداول، صفحات گسترده رایانه ای، صفحات پاورپوینت و غیره سازگار شود. اطلاعات غنی‌تر شدند، گرچه هنوز هم به طور معمول به طور مرکزی مدیریت و کنترل می‌شدند. با این حال، ما هنوز تمایل داریم به جای استفاده از اصطلاح پایگاه اطلاعات، آن را پایگاه داده بنامیم.

در سال‌های 2000 -1990 با توسعه ابزارهای همکاری تیمی، امکان ایجاد پایگاه داده با ورودی و بازخورد تیم‌های مشترک و تألیف مشارکتی به مراتب بیشتر به وجود آمد. مرکزیت دادن، راه را برای توسعه مشارکتی هموار کرد. علاوه بر این، ما یاد گرفتیم چگونه آموخته‌ها و ایده‌های جدید را درون این فضاها ضبط و ذخیره کنیم، به طوری که پایگاه دانش با یادگیری و ایده‌های مستمر و حتی نوآوری مستمر بیشتر احیا گردید.

برخلاف یک پایگاه داده، یک پایگاه دانش به طور معمول دانش را به شرح زیر توسعه می‌دهد:

1. ایجاد دانش جدید برای یک موضوع
2. گسترش دانش با بحث و بازخورد، یادگیری و ایده های جدید
3. ویرایش دانش گسترده به دانش جدید بهتر
4.حفظ تاریخچه نسخه‌ها

در زمینه مدیریت دانش، این ابزارها ما را قادر به ایجاد پایگاه‌های دانش می‌کنند، که به صورت پایگاه‌های داده مشارکتی هستند که ساختار آنها به منظور پاسخگویی به یک موضوع دانش مثل چه، چرا، که در آن، وقتی که، و چگونه (شش جز‌ء دانش) شکل گرفته است.

تفاوت بین ویکی و یک پایگاه دانش چیست؟

ویکی یک نوع خاصی از پایگاه دانش با استفاده بسیار قوی در یک سازمان است. ویکی به طور معمول شامل یک صفحه برای هر مبحث دانش (صفحه بحث و صفحه ویرایش هر موضوع دانش و یک صفحه برای ثبت سوابق تغییرات و اصلاحات) می‌باشد. ویکی تمایل دارد برای استفاده بسیاری/ همه به منظور همکاری، توسعه و دسترسی به دانش جدید باز شود. بهترین مثال از یک ویکی، ویکی پدیا، دانشنامه ایجاد شده توسط همکاری جمعی در سراسر جهان است.

به چهار بخش، مقاله، بحث، ویرایش این صفحه و سابقه در زیر توجه کنید.

برای همه نوع و اندازه سازمان، ویکی یک ابزار مدیریت دانش فوق العاده قدرتمند برای ایجاد، حفظ و دسترسی به پایگاه‌های دانش است. از زمان معرفی فن آوری ویکی در اوایل 2000،‌بسیاری از سازمان ها، ویکی را برای بسیاری از پایگاه‌های دانش خود انتخاب کرده‌اند.

برای شرکت‌های کوچک و متوسط، به طور خاص، ویکی یک ابزار مدیریت دانش کلیدی است.

پایگاه‌های دانش ساختارمند و بدون ساختار(2)

برخی از پایگاه‌های دانش می‌توانند کاملاً « بدون ساختار» باشند و ویکی یک ابزار خوب برای این کار است، با حضور مردم که موضوعات دانش را به طور آزادانه و همانگونه که فکر می‌کنند متناسب است، اضافه می‌کنند. بسیاری از سازمان‌ها دریافتند که استفاده از ویکی‌ها می‌تواند به سرعت در سراسر سازمان گسترش یابد.
برخی از پایگاه‌های دانش، نیاز به ساختارمند شدن دارند. به عنوان مثال می‌توان از پایگاه دانش برای مراحل عملکرد استاندارد در یک سازمان و یا یک پایگاه دانش برای علم شیوه‌های مناسب در بخش بهداشت و درمان، و یا موضوعات حقوقی، یا دانش مشتری و غیره نام برد. برای ایجاد پایگاه‌های دانش ساختارمند، به راه اندازی یک فرایند و تعیین مسوولیت برای مردم نیاز است که به منظور درک آموخته‌ها و ایده‌های جدید، به عنوان نامزدهای دانش جدید، برای مردم جهت فیلتر کردن و ویرایش این نامزدی، و برای مردم جهت ویرایش موضوعات دانش به کار می‌رود. بعضی از سازمان‌ها حتی پایگاه‌های دانش بسیار پیچیده را براساس فرآیندهای نوآورانه پایگاه دانش خود توسعه می‌دهند.

پایگاه‌های دانش می‌توانند ساده و یا پیچیده، ساختارمند با دانش ساده و با فرآیندهای پیچیده و یا، بدون ساختار، به صورت آزاد موجود در وب مثل ویکی‌ها و یا توسعه یافته مثل نرم افزار اختصاصی گران قیمت، بسته به نیازهای سازمان باشند.

چرا از این ابزار استفاده کنیم؟

* پیش از اینکه ابزارهای مدیریت دانش و فضای کاری مشترک در دسترس باشند، مردم مجبور بودند به پایگاه‌های داده‌ای که به صورت مرکزی مدیریت و کنترل می‌شدند، رجوع داشته باشند. ایجاد دانش جدید و به اشتراک گذاشتن دانش بر پایه بهره‌وری چند نفر در یک تیم مرکزی بود که در مقام مقایسه، فرایند کندی محسوب می‌شود.

* پایگاه دانش در حال حاضر تعداد بیشتری از افراد یک سازمان را به ایجاد، همکاری، توسعه و دسترسی به دانش جدید، قادر می‌سازد، اغلب به عنوان شرکت کنندگان، که به سرعت در حال بازخورد و حتی ایجاد و ویرایش دانش جدید می‌باشند.

* پایگاه دانش چارچوب کاملی برای مبحث دانش با ساختار چه، چرا، چه کسی، کجا، چه زمانی، چگونه می‌باشد.

پایگاه‌های دانش، به ویژه ویکی‌ها، به طور معمول نیازی به دخالت بخش فناوری اطلاعات ندارند، گرچه حمایت آنها مورد استقبال قرار می‌گیرد. این بدان معنی است که پایگاه‌های دانش می‌توانند به سرعت توسط خود کاربران ایجاد شوند.

نحوه استفاده از یک پایگاه دانش

گام 1:

شناسایی کنید کدام منطقه کلیدی دانش را در یک پایگاه دانش می‌خواهید بهتر مدیریت کنید.

در حالت ایده آل، زمانی پایگاه‌های دانش بیشترین تأثیر را دارند که از آنها در حوزه‌های کلیدی دانش، برای مدیریت بهتر استفاده می‌شود.

حوزه‌های کلیدی دانش را می‌توان توسط موارد زیر شناسایی کرد:

* بررسی اهداف کسب و کار/ پروژه/ ،سازمانی که می‌خواهید به آنها دست یابید و پرسیدن این سؤال که، «کدام حوزه(های) دانش- اگر می‌توانستیم بهتر آن را مدیریت کنیم- تفاوت چشمگیری در عملکرد ما به وجود می‌آورد؟»

* در هر حال، پایگاه‌های دانش نیز می‌توانند به همان اندازه، برای هر پروژه جدید و یا فرایند سازمان به طور بسیار مؤثری مورد استفاده قرار گیرند.

گام2:

تصمیم بگیرید که پایگاه دانش باید اداره شود و یا باز بماند.

تصمیم بگیرید که آیا این پایگاه دانش نیاز به اداره و هماهنگی توسط یک مدیر پایگاه دانش یا یک متخصص برای ویرایش بازخورد و بهبود دانش دارد یا اینکه می‌توان آن را برای مخاطبان گسترده‌تری به منظور مشارکت مستقیم در ویرایش باز گذاشت.

گام3:

انتصاب مدیر پایگاه دانش

اگر قرار باشد یک پایگاه دانش مدیریت شده داشته باشیم، یک مدیر پایگاه دانش منصوب کنید تا فرآیند دریافت بازخورد، یادگیری جدید، ایده‌های جدید، پیشنهادات برای بهبود، اندازه‌گیری و غیره را توسعه دهید.

گام4:

ایجاد پایگاه دانش

در نظر داشته باشید هرجا که ممکن است از ویکی ها و هر جا که نیاز ویژه‌ای فراتر از قابلیت‌های ویکی وجود دارد از توسعه پایگاه‌های دانش اختصاصی استفاده کنید.

یک نکته درباره آسان‌سازی

* مفهوم پایگاه دانش نیازمند به ارائه حداکثر حدود 1 ساعت تدریس می‌باشد.

* معرفی مفهوم یک فرآیند ساده برای بهبود پایگاه دانش ساده از طریق تجربه زندگی روزمره، ایده خوبی است. به عنوان مثال، ساخت یک چک لیست مسافرتی و اینکه چگونه می‌تواند با گذشت زمان و تجربه پیشرفت کند و مزایای دسترسی فوری به این دانش برای مسافران جدید است. شما همچنین می‌توانید به عنوان مثال، از چک لیست خلبان هواپیما که در طول چند سال تجربه در زمینه ایمنی پرواز توسعه یافته الگوبرداری کنید.

* یک راه خوب برای آموزش و نشان دادن نمونه‌ای از یک پایگاه دانش که بسیاری از مردم در کارهای عملی روزانه خود به آن برمی خورند، نمایش این پایگاه دانش است، که توسط یک تیم از کارشناسان بین المللی در ابتدا برای همکاری و ایجاد دانش جدید ابزارهای مدیریت دانش و تکنیک، به عنوان یک تیم و سپس باز کردن آن برای بازخورد، نظرات و پیشرفت‌های پیشنهاد شده به انجمن بین المللی بزرگتر سازمان بهره وری آسیا مورد استفاده قرار گرفت.

* به مثال زیر به عنوان یک نمایش ممکن مراجعه کنید.

چه زمانی از پایگاه دانش استفاده کنیم؟

در توضیحات پیشین به بخشی از این سؤال پاسخ داده شده است. در واقع، هرکجا که نیاز به ایجاد دانش جدید صریح و درخواست آن باشد، ترجیحاً به عنوان یک تیم و یا جامعه مشترک، نیاز به پایگاه دانش وجود دارد.

کجا از پایگاه دانش استفاده کنیم؟

پایگاه دانش را می‌توان در هر جایی در یک سازمان استفاده کرد. با این حال، به «استفاده بیش از حد»(3) از پایگاه دانش دقت و توجه کنید. در مورد مزایای پایگاه دانش در مقابل هزینه ها، شرایط مالی و شرایط زمانی و تلاش مربوط به آن فکر کنید. در مورد مخاطبان و مشارکت کنندگان ممکن فکر کنید.

مثال

این وب سایت ممکن است به عنوان مثالی از یک پایگاه دانش معمولی در نظر گرفته شود. (اگر شما فقط در حال خواندن این راهنما هستید، ممکن است به وب سایت بخش فناوری اطلاعات دسترسی داشته باشید).

http://sites.google.com/site.apokmtools

1. چه، چرا، چه کسی، کجا، چه وقت و چگونه

در مرحله اول، یک نگاه سریع در منوی (جهت یاب بر روی گزینه خانه کلیک کنید) نشان می‌دهد که وب سایت به «چه، چرا، کجا، چه وقت، چه کسی و چگونه» از این پروژه پاسخ می‌دهد، اجزای کلیدی دانش، به شرح زیر است:

* چه- شرح پروژه
* چرا- شرح پروژه و طرح اجرای پروژه سازمان بهره وری آسیا مربوط به آن
* چه کسی- تیم پروژه و انجمن مدیریت دانش سازمان بهره وری آسیا
* کجا، چه وقت- طرح اقدام و برنامه ارتباطات اگر در جلسات ویدئویی، صورت جلسات، وبلاگ پروژه و غیره مورد نیاز باشد.
* چگونه- ابزارهای دروس مدیریت دانش، دستورالعمل ابزار مدیریت دانش، اندازه‌گیری مدیریت دانش، چگونگی استفاده از این فضا

 

2. دریافت آموزه‌ها و ایده‌های جدید

بخش «یادگیری و ایده ها»ی جهت یابی نمونه‌ای از جایی است که افراد می‌توانند آموزه‌ها و ایده های جدید خود را دریافت و ضبط کنند. بسیاری از بهترین آموزه‌ها و ایده‌های جدید می‌توانند در مرحله شروع یک پروژه رخ دهند و اغلب در بررسی رسمی پایانی یک پروژه فراموش می‌شوند.

علاوه بر یادگیری و ایده‌های فردی «داوطلبانه»(4) رهبر تیم پروژه می‌تواند یک «بررسی یادگیری» رسمی انجام دهد،‌ شاید به صورت هفتگی، تا از تیم بپرسد که چه آموزه‌ها و ایده‌های جدیدی رخ داده است. سپس رهبر تیم پروژه می‌تواند آنها را به فضای کاری مشترک وارد کند.

در پایان پروژه، یک بررسی نهایی پس از عمل ممکن است، انجام شود.

3. بازخورد، بحث، همکاری، ویرایش، و ایجاد دانش جدید

در پایین هر صفحه، از قابلیت ارسال نظرات و بازخورد به مدیر پایگاه دانش برای کاربران وجود دارد. یک فضای مجادله، تحت ارتباطات، برای کاربران راه اندازی شده است، تا آنها قادر به بحث، به اشتراک گذاشتن، سؤال پرسیدن پاسخ دادن و غیره باشند. این امر رویه به اشتراک‌گذاری دانش ضمنی را آسان می‌سازد.

اگر کاربران توسط مدیر پایگاه دانش به عنوان «نویسنده» در نظر گرفته شوند، حتی می‌توانند همکاری بیشتری در زمینه ارسال و ویرایش مباحث دانش داشته باشند.

4. انجمن فعالان

در فضای روش‌ها و ابزارهای مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیا، یک انجمن برای فعالان بین المللی مدیریت دانش به منظور ملاقات، شبکه سازی، برقراری ارتباط، همکاری، یادگیری و به اشتراک گذاشتن با هم در «جامعه مدیریت دانش سازمان بهره وری آسیا»(5) راه اندازی شده است.

ویدئو
 

این ویدئو به سادگی مفهوم قدرتمند ویکی را در آدرس زیر توضیح می‌دهد.

www.youtube.com/watch?v=dnL00TdmLY&feature=player_embedded

برای ثبت نام ویکی خود می‌توانید به آدرس‌های زیر مراجعه نمائید.
Wikipedia.org
www.pbwiki.com
www.wetpaint.com
www.wikispaces.com

پی‌نوشت‌ها:

1.Explicit Knowledge
2.Un Structured
3.Overusing
4.Volounteered
 

منبع مقاله :

یانگ، رونالد،(1391)، ابزار و تکنیک‌های مدیریت دانش، مترجمان: محمدباقر نوبخت، سیدکامران یگانگی، تهران: مرکز تحقیقات استراتژیک، چاپ اول